RConsult.biz

clockodo-Zeiten nach SAP Business One holen - und mit einem Assistenten fakturieren

ClockodoConnect hält Kunden, Projekte und Mitarbeiter zwischen SAP Business One und clockodo synchron, importiert die erfassten Tätigkeiten periodenweise und erzeugt daraus Belege - mit konfigurierbarer Gruppierung, Vorschau und Rückmeldung an clockodo.

Live-Demo anfragen Preise ansehen

Das Problem: Zeiten liegen in clockodo, fakturiert wird in SAP

clockodo ist schnell erfasst und bei den Mitarbeitern akzeptiert - die Rechnung entsteht trotzdem in SAP Business One. Zwischen beiden Systemen sitzt in den meisten Dienstleistungsunternehmen ein manueller Schritt: Stunden exportieren, in Excel sortieren, Positionen abtippen, hoffen, dass nichts doppelt oder gar nicht abgerechnet wird.

⚠ Zeitaufwand: Jeder Fakturalauf kostet einen bis zwei Tage - Monat für Monat, immer am Anfang des Monats, wenn ohnehin alles drängt.

⚠ Erlösverlust: Ohne Statusführung je Stunde bleibt Geleistetes liegen. Schon ein Prozent nicht fakturierter Stunden ist bei Dienstleistern ein spürbarer Betrag.

⚠ Doppelpflege: Kunden, Projekte und Mitarbeiter werden in beiden Systemen von Hand gepflegt - und laufen mit der Zeit auseinander.

Die Lösung: ein Add-on für den ganzen Weg von der Stunde zur Rechnung

ClockodoConnect ist ein natives SAP-B1-Add-on. Es hält die Stammdaten synchron, holt die Tätigkeiten periodenweise nach SAP, führt je Stunde den Fakturastatus und erzeugt die Belege über einen Assistenten - mit Vorschau, bevor etwas entsteht.

Stammdaten in eine Richtung, Zeiten in die andere

Geschäftspartner, Projekte und Mitarbeiter gehen aus SAP nach clockodo, die clockodo-IDs kommen zurück in die SAP-Felder. Die erfassten Tätigkeiten laufen periodenweise nach SAP und werden dabei mit Kunde, Projekt, Leistungsart und Mitarbeiter aus dem SAP-Stamm angereichert.

Fakturastatus je Stunde

Jede Stunde weiß, wo sie steht: offen, in einem Belegentwurf gebunden oder fakturiert samt Rechnungsnummer. Fakturierte Zeiten werden an clockodo zurückgemeldet - beide Systeme geben dieselbe Auskunft.

Fakturierungsassistent mit Vorschau

Zeitraum, Kundenfilter, Mehrfachauswahl bei Projekten, konfigurierbare Beleg- und Zeilengruppierung. Die Vorschau zeigt vor dem Erzeugen, was auf die Rechnung kommt - und bei null Treffern, warum.

Festpreisprojekte bleiben draußen

Projekte mit hartem Budget in clockodo werden erkannt und automatisch von der Stundenfaktura ausgenommen. Die Zeiten stehen fürs Controlling in SAP, die Pauschale rechnest du separat ab.

Funktionsumfang im Detail

Stammdaten-Synchronisation

Geschäftspartner, Projekte und Mitarbeiter aus SAP nach clockodo, Anlage und Aktualisierung. Je Datensatz steuerbar, ob er in der Zeiterfassung erscheint. Die clockodo-IDs werden nach SAP zurückgeschrieben.

Tätigkeiten importieren

Zeitraum wählen, optional auf Kunde und Projekt eingrenzen. Die Einträge werden in SAP gespiegelt und mit den SAP-Stammdaten angereichert. Der SAP-Client bleibt während des Imports bedienbar.

Leistungsarten-Mapping

Matrix-Maske mit Statusfarben und Filter für alles ohne Zuordnung. Abruf der Leistungen und Pauschalleistungen direkt aus clockodo, Auswahl der SAP-Artikel über die Standardauswahlliste.

Beleg- und Zeilengruppierung

Auf Belegebene nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter oder Leistungsart, auf Zeilenebene zusätzlich nach Kostenstelle, Datum oder Text. Projektcode in Kopf und Zeilen, Projektname in der Kundenreferenz.

Belegentwurf oder Direktrechnung

Zweistufig mit Prüfung durch die Buchhaltung oder einstufig direkt zur Rechnung. Beim Löschen eines Entwurfs werden die enthaltenen Zeiten automatisch wieder freigegeben.

Kontroll-Abfragen und Protokoll

Vier Abfragen im SAP-Abfragenmanager zeigen fehlende Kunden, Projekte und Mitarbeiter sowie unvollständige Zeiteinträge. Dazu ein Tageslog für die Fehlersuche und ein Konfigurationsdialog mit Verbindungstest.

Voraussetzungen

ClockodoConnect läuft nativ in SAP Business One und setzt auf der clockodo-Seite nur einen API-Zugang voraus. Zwei Punkte klären wir vorab, damit die Einrichtung ohne Überraschung läuft.

SAP Business One 10.0

Natives Add-on für den SAP Client, auf SAP HANA und auf Microsoft SQL Server, mandantenfähig. Alle Benutzertabellen und -felder legt das Add-on beim ersten Start selbst an.

clockodo mit API-Zugang

Ein aktives clockodo-Abo, dessen API-Zugang die genutzten Endpunkte abdeckt - inklusive der Budgetinformationen, wenn Festpreisprojekte automatisch ausgegrenzt werden sollen.

Optional: coresuite Batchprint

Nur für den Tätigkeitsbericht als PDF am Beleg. Der Druckauftrag wird von ClockodoConnect geschrieben, coresuite Batchprint rendert, cks.DMS legt ab. Ohne diese Komponenten bleibt der Druckweg leer, alles andere läuft unverändert.

Preise und Lizenzmodelle

Empfohlen

Mietlizenz

149 EUR /Monat

Der einfache Einstieg - Wartung und Updates immer inklusive.

  • Unternehmenslizenz, beliebig viele Mandanten
  • Unbegrenzte Nutzer, vollständiger Funktionsumfang
  • Einrichtung: 1.250 EUR einmalig
  • Wartung und Updates inklusive, Support separat nach Aufwand
  • 12 Monate Laufzeit
Live-Demo anfragen

Kauflizenz

2.990 EUR /einmalig

Ideal für langfristige Planung - unbegrenzte Laufzeit.

  • Unternehmenslizenz, beliebig viele Mandanten
  • Unbegrenzte Nutzer, vollständiger Funktionsumfang
  • Einrichtung: 1.250 EUR einmalig
  • Wartung und Updates: 627,90 EUR/Jahr (21 %), ab Jahr 1 verpflichtend
  • Support separat nach Aufwand
Angebot anfordern

Alle Preise zzgl. MwSt. Unternehmenslizenz für beliebig viele Mandanten und unbegrenzte Nutzer. Die clockodo-Lizenzen selbst bleiben dein Vertrag mit clockodo. Partner-Rabatte auf Anfrage.

Häufige Fragen

Welche Daten gehen in welche Richtung?
Stammdaten laufen von SAP Business One nach clockodo: Geschäftspartner, Projekte und Mitarbeiter werden angelegt oder aktualisiert, die clockodo-IDs schreibt ClockodoConnect in die jeweiligen SAP-Felder zurück. Welche Datensätze übertragen werden, steuerst du je Datensatz über ein Kennzeichen - nicht jeder Kunde und nicht jedes Projekt muss in der Zeiterfassung landen. Die erfassten Tätigkeiten laufen in die andere Richtung: periodenweise aus clockodo nach SAP, angereichert mit den SAP-Stammdaten.
Erkennt ClockodoConnect, welche Zeiten schon fakturiert sind?
Ja, das ist der Kern der Lösung. Jede importierte Tätigkeit trägt ihren Status: noch offen, in einem Belegentwurf gebunden oder fakturiert samt Rechnungsnummer. Fakturierte Zeiten meldet ClockodoConnect an clockodo zurück, sodass beide Systeme dieselbe Auskunft geben. Doppelte Fakturierung derselben Stunde ist damit ausgeschlossen.
Wie werden aus Zeiten Belege?
Über den Fakturierungsassistenten: Zeitraum wählen, optional auf Kunde und Projekte eingrenzen, Gruppierung prüfen, Vorschau ansehen, Belege erzeugen. Wie zusammengefasst wird, ist konfigurierbar - auf Belegebene nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter oder Leistungsart, auf Zeilenebene zusätzlich nach Kostenstelle, Datum oder Beschreibungstext. Der Projektcode landet in Belegkopf und Belegzeilen, die Kundenreferenz trägt den Projektnamen.
Was passiert mit Festpreis- und Budgetprojekten?
Projekte mit hartem Budget in clockodo werden beim Import erkannt. Ihre Tätigkeiten kommen vollständig nach SAP - für Controlling und Nachkalkulation - werden aber automatisch von der Stundenfaktura ausgenommen. Die Pauschale rechnest du wie gewohnt in SAP ab, ohne dass dieselbe Leistung ein zweites Mal als Stunde auf der Rechnung erscheint.
Geparkter Beleg oder direkt Rechnung?
Beides, du entscheidest es in der Konfiguration. Beim zweistufigen Weg entsteht zunächst ein Belegentwurf, den die Buchhaltung prüft und dann zur Rechnung bucht - erst dabei gelten die Zeiten als fakturiert. Beim einstufigen Weg entsteht direkt die Rechnung. Wird ein Entwurf gelöscht, gibt ClockodoConnect die enthaltenen Zeiten automatisch wieder frei; sie erscheinen im nächsten Lauf erneut.
Wir nutzen heute die clockodo-Schnittstelle über coresuite customize. Was ändert sich?
Die customize-Regeln entfallen komplett - ClockodoConnect ist ein eigenständiges Add-on und ersetzt sie samt der kryptischen Konfigurationscodes durch einen Konfigurationsdialog mit Verbindungstest. Die Benutzertabellen behalten ihre Namen, bestehende Daten bleiben nutzbar. Nur wenn du den Tätigkeitsbericht als PDF am Beleg brauchst, bleibt coresuite Batchprint als Druckweg im Spiel.
Was ist für den Tätigkeitsbericht am Beleg nötig?
Für jeden erzeugten Beleg schreibt ClockodoConnect einen Druckauftrag in einen konfigurierten Ordner; coresuite Batchprint rendert daraus das PDF und cks.DMS legt es am Beleg ab. Diese beiden Komponenten müssen dafür bei dir vorhanden und eingerichtet sein. Ohne sie funktioniert alles andere unverändert - der Druckweg bleibt dann einfach leer.
Welche Voraussetzungen gibt es?
SAP Business One 10.0 auf SAP HANA oder Microsoft SQL Server sowie ein aktives clockodo-Abo mit API-Zugang, dessen Rechte die genutzten Endpunkte abdecken. Alle Benutzertabellen und -felder legt das Add-on beim ersten Start selbst an. Für den Tätigkeitsbericht zusätzlich coresuite Batchprint und cks.DMS.
Wie wird lizenziert?
Als Unternehmenslizenz: beliebig viele Mandanten, unbegrenzte SAP-Benutzer und unbegrenzte clockodo-Nutzer. Es gibt keine Staffel und keine Feature-Stufen - der Funktionsumfang ist in Miete und Kauf identisch. Gezählt wird nichts, weil clockodo seine Nutzer selbst lizenziert.
Was umfasst die Einrichtung?
Die einmalige Pauschale von 1.250 EUR umfasst Installation, Konfiguration der Verbindung, das Mapping der clockodo-Leistungen auf deine SAP-Artikel, den ersten Stammdatenabgleich, die Festlegung der Beleg- und Zeilengruppierung und einen begleiteten Testlauf der Faktura. Sie fällt bei Miete und Kauf gleichermaßen an.
Kann ich ClockodoConnect vorher sehen?
Ja. In einer 30-minütigen Live-Demo zeigen wir den kompletten Weg an echten Daten: Stammdaten synchronisieren, Tätigkeiten importieren, Belege erzeugen und die Rückmeldung in clockodo.

Von der clockodo-Stunde zur SAP-Rechnung - einmal live sehen?

In 30 Minuten zeigen wir den kompletten Weg: Stammdaten synchronisieren, Tätigkeiten importieren, Belege erzeugen, Rückmeldung in clockodo - kostenlos und unverbindlich.

Live-Demo anfragen
17+
Jahre Erfahrung
50+
Erfolgreiche Projekte
3
Standorte