Hent clockodo-timer til SAP Business One - og fakturer dem med en assistent
ClockodoConnect holder kunder, projekter og medarbejdere synkrone mellem SAP Business One og clockodo, importerer de registrerede aktiviteter pr. periode og opretter bilag ud fra dem - med konfigurerbar gruppering, forhåndsvisning og tilbagemelding til clockodo.
Problemet: timerne ligger i clockodo, faktureringen sker i SAP
clockodo er hurtigt registreret og accepteret blandt medarbejderne - fakturaen opstår alligevel i SAP Business One. I de fleste servicevirksomheder sidder der et manuelt trin mellem de to systemer: eksportér timer, sortér i Excel, tast linjerne ind, og håb på at intet bliver faktureret dobbelt eller slet ikke.
⚠ Tidsforbrug: Hver faktureringskørsel koster en til to dage - måned efter måned, altid i begyndelsen af måneden, hvor alt andet også presser.
⚠ Mistet omsætning: Uden status pr. time bliver udført arbejde liggende. Blot én procent ikke-fakturerede timer er et mærkbart beløb for en servicevirksomhed.
⚠ Dobbelt vedligeholdelse: Kunder, projekter og medarbejdere vedligeholdes manuelt i begge systemer - og glider fra hinanden med tiden.
Løsningen: ét add-on for hele vejen fra time til faktura
ClockodoConnect er et nativt SAP B1-add-on. Det holder stamdata synkrone, henter aktiviteterne til SAP pr. periode, fører faktureringsstatus pr. time og opretter bilagene via en assistent - med forhåndsvisning, før noget opstår.
Stamdata i én retning, timer i den anden
Forretningspartnere, projekter og medarbejdere går fra SAP til clockodo, og clockodo-id'erne kommer tilbage i SAP-felterne. De registrerede aktiviteter går til SAP pr. periode og beriges med kunde, projekt, ydelsestype og medarbejder fra SAP-stamdata.
Faktureringsstatus pr. time
Hver time ved, hvor den står: åben, bundet i et bilagsudkast eller faktureret inklusive fakturanummer. Fakturerede timer meldes tilbage til clockodo - begge systemer giver samme svar.
Faktureringsassistent med forhåndsvisning
Periode, kundefilter, multivalg på projekter, konfigurerbar bilags- og linjegruppering. Forhåndsvisningen viser, hvad der kommer på fakturaen, før noget oprettes - og ved nul resultater hvorfor.
Fastprisprojekter holdes udenfor
Projekter med et hårdt budget i clockodo genkendes og holdes automatisk uden for timefaktureringen. Timerne står i SAP til controlling, og det faste beløb fakturerer du separat.
Funktionsomfang i detaljer
Stamdatasynkronisering
Forretningspartnere, projekter og medarbejdere fra SAP til clockodo, oprettelse og opdatering. Pr. datapost styres, om den optræder i tidsregistreringen. Clockodo-id'erne skrives tilbage til SAP.
Import af aktiviteter
Vælg periode, filtrer eventuelt på kunde og projekt. Posterne spejles i SAP og beriges med SAP-stamdata. SAP-klienten kan fortsat betjenes, mens importen kører.
Mapping af ydelsestyper
Matrixskærm med statusfarver og filter for alt uden tilknytning. Ydelser og fastprisydelser hentes direkte fra clockodo, og SAP-varerne vælges via standardvalglisten.
Bilags- og linjegruppering
På bilagsniveau efter kunde, projekt, medarbejder eller ydelsestype, på linjeniveau desuden efter omkostningssted, dato eller tekst. Projektkode i hoved og linjer, projektnavn i kundereferencen.
Bilagsudkast eller direkte faktura
Totrinnet med kontrol i bogholderiet eller ettrinnet direkte til faktura. Slettes et udkast, frigives de indeholdte timer automatisk.
Kontrolforespørgsler og log
Fire forespørgsler i SAP-forespørgselsstyringen viser manglende kunder, projekter og medarbejdere samt ufuldstændige tidsposter. Dertil en daglig log til fejlsøgning og en konfigurationsdialog med forbindelsestest.
Forudsætninger
ClockodoConnect kører nativt i SAP Business One og kræver kun en API-adgang på clockodo-siden. To punkter afklarer vi på forhånd, så opsætningen forløber uden overraskelser.
SAP Business One 10.0
Nativt add-on til SAP-klienten, på SAP HANA og på Microsoft SQL Server, med understøttelse af flere firmaer. Alle brugertabeller og -felter opretter add-on'et selv ved første start.
clockodo med API-adgang
Et aktivt clockodo-abonnement, hvis API-adgang dækker de anvendte endepunkter - inklusive budgetoplysningerne, hvis fastprisprojekter skal holdes ude automatisk.
Valgfrit: coresuite Batchprint
Kun til aktivitetsrapporten som PDF på bilaget. ClockodoConnect skriver printjobbet, coresuite Batchprint renderer, cks.DMS arkiverer. Uden disse komponenter står printvejen tom, og alt andet kører uændret.
Priser og licensmodeller
Lejelicens
Den nemme start - vedligehold og opdateringer altid inkluderet.
- Virksomhedslicens, vilkårligt mange firmaer
- Ubegrænsede brugere, fuldt funktionsomfang
- Opsætning: 1.250 EUR engangsbeløb
- Vedligehold og opdateringer inkluderet, support afregnes separat
- 12 måneders løbetid
Købslicens
Ideel til langsigtet planlægning - ubegrænset løbetid.
- Virksomhedslicens, vilkårligt mange firmaer
- Ubegrænsede brugere, fuldt funktionsomfang
- Opsætning: 1.250 EUR engangsbeløb
- Vedligehold og opdateringer: 627,90 EUR/år (21 %), obligatorisk fra år 1
- Support afregnes separat
Alle priser ekskl. moms. Virksomhedslicens til vilkårligt mange firmaer og ubegrænsede brugere. Selve clockodo-licenserne er fortsat din aftale med clockodo. Partnerrabatter efter aftale.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke data går i hvilken retning?
Ved ClockodoConnect, hvilke timer der allerede er faktureret?
Hvordan bliver timer til bilag?
Hvad sker der med fastpris- og budgetprojekter?
Bilagsudkast eller faktura med det samme?
Vi bruger i dag clockodo-snitfladen via coresuite customize. Hvad ændrer sig?
Hvad kræves der til aktivitetsrapporten på bilaget?
Hvilke forudsætninger er der?
Hvordan licenseres løsningen?
Hvad omfatter opsætningen?
Kan jeg se ClockodoConnect først?
Se vejen fra en clockodo-time til en SAP-faktura?
På 30 minutter viser vi hele vejen: synkronisering af stamdata, import af aktiviteter, oprettelse af bilag og tilbagemelding til clockodo - gratis og uforpligtende.