RConsult.biz

Kontrollér bilag, før de gemmes

Validation Guard gør dine krav bindende i SAP Business One: obligatoriske felter, rabatgrænser, tilladte værdier - pr. bilagstype, uden programmering og uden Transaction Notification.

Book en demo Se priser

Problemet: bilaget er allerede gemt

Ufuldstændige eller fejlbehæftede bilag opdages sjældent der, hvor de opstår. De opdages i ordrebehandlingen, i bogholderiet, hos kunden - og så koster rettelsen mange gange mere.

⚠ Opfølgende spørgsmål: Manglende kundereference, intet lager, ingen forsendelsesmåde - hvert hul skaber et spørgsmål og en ekstra arbejdsgang.

⚠ Uens krav: Den ene kollega ved, hvad der gælder, den næste gør ikke. Nye brugere lærer det af deres fejl.

⚠ Skjult kontrollogik: Det, der kontrolleres i dag, ligger i formaterede søgninger og SQL-procedurer - ingen har overblikket, og kun den, der kender koden, kan ændre det.

⚠ Efterarbejde i stedet for datakvalitet: Rapporter stemmer ikke, fordi felter er blevet tomme - og rettelsen sker bagefter, bilag for bilag.

Hvad Validation Guard gør

Dine virksomhedsregler gælder for alle brugere - kontrolleret ved tilføjelse og opdatering, før bilaget gemmes.

Regler pr. bilagstype

Fra bilagshovedet til den enkelte linje: du bestemmer, hvilket felt der kontrolleres hvordan, i hvilken bilagstype - enkeltvis eller for alle bilag i en gruppe.

Advarsel eller blokering

Du vælger pr. regel. En besked, brugeren kan arbejde videre trods, eller en hård blokering, indtil kravet er opfyldt.

Betingelser med OG/ELLER

Regler gælder kun i de tilfælde, du fastlægger - kun ved udenlandske bilag, kun over et beløb, kun for én kundegruppe.

Alle felter, også dine egne

Hoved- og linjefelter inklusive brugerdefinerede felter. Operatorer pr. felttype: lig med, indeholder, større og mindre end, datogrænser, værdilister, kontrol for tom.

Beskeder, man forstår

Beskedteksten er din, på op til otte sprog. Ved linjeregler nævnes den berørte række, og felterne markeres på ønske.

Uden udviklingsprojekt

Nyt krav? Opret reglen, gem, færdig. Uden programmering, uden genstart af systemet, uden at vente på næste release.

Rule Editor

Alle regler ligger i én liste - med bilagstype, felt, operator, værdi, virkning og beskedtekst. Den, der vil vide, hvad der kontrolleres, ser her.

Validation Guards Rule Editor: en liste over regler med bilagstype, felt, operator, værdi, virkning og beskedtekst, nedenunder redigeringsformularen til den valgte regel.
Opret og vedligehold regler - direkte i SAP Business One, uden programmering.

Regeleksempler fra praksis

KravRegelVirkning
Kundereference er obligatoriskSalgsordre, feltet kundereference, operator tomBlokering
Rabatgrænse pr. linjeAlle salgsbilag, feltet linje: rabat %, operator større, værdi 20Advarsel
Lager i hver rækkeLevering, feltet linje: lager, operator tomBlokering
Kun godkendte forsendelsesmåderSalgsordre, feltet forsendelsesmåde, operator ikke i liste, værdi DPD;UPSBlokering
Krav kun for eksportkunderRegel med betingelsen land forskellig fra DE - gælder kun udenlandske bilagafhænger af reglen

Hvad brugeren ser

Beskeden kommer før bilaget gemmes, med den tekst du har formuleret. Ved linjeregler nævnes den berørte række, og på ønske markeres feltet i bilaget.

En salgsordre i SAP Business One med systembeskeden fra Validation Guard: rabatten overskrider 20 procent, og brugeren får det at vide, før bilaget gemmes.
Besked ved gemning af en salgsordre.
Den samme salgsordre med det berørte felt markeret, så rettelsen sker uden at lede.
Farvemarkering af det berørte felt.

Kontrollerede bilagstyper

Der kontrolleres ved tilføjelse og opdatering. Regler gælder enten for en enkelt bilagstype eller for alle bilag i en gruppe.

Salg

Tilbud, salgsordre, levering, salgsfaktura og salgskreditnota.

Indkøb

Indkøbstilbud, indkøbsordre, varemodtagelse, købsfaktura og købskreditnota.

Formateret søgning, Transaction Notification eller Validation Guard?

Man kan også kontrollere i SAP Business One uden add-on. Forskellen er, hvem der bagefter stadig kan forstå og ændre reglen.

Formateret søgningTransaction NotificationValidation Guard
Hvor ligger logikken?som forespørgsel på et enkelt feltsom stored procedure i databasensom regel i en liste i SAP
Kan den forhindre gemning?nejjaja, pr. regel
Hvem kan ændre den?key users med SQL-kendskabudviklere med databaseadgangenhver med rettigheder, uden SQL
Beskedteksttekniskfri, men gemt i kodendin egen, på otte sprog
Overblik over alle kontrollerspredt over felternekun i procedurekodenén liste, synlig når som helst
Arbejde ved et nyt kravopret og tilknyt en forespørgseludvikling, test, udrulningopret reglen og gem

Tekniske data

Produkt og installation

Add-on til SAP Business One, installeret via SAP Add-on-administrationen. Add-on'et opretter selv de nødvendige tabeller ved første start.

Databaser og brugerflade

SAP HANA og Microsoft SQL Server. SAP Business One-klient til Windows, Rule Editor med lys og mørk tilstand.

Sprog og udrulning

Beskeder på DE, EN, ES, FR, IT, PT, PL og DA. Eksportér og importér regler som fil, for eksempel fra test til produktion.

Priser og licensmodel

Anbefalet

Lejelicens

12,50 EUR /pr. bruger/måned

Maksimal fleksibilitet, opdateringer inkluderet.

  • Fuld funktionalitet, ingen funktionstrin
  • Trappepriser fra 11 brugere
  • Opdateringer inkluderet
  • Support afregnes separat
Book en demo

Købslicens

250 EUR /pr. bruger, engangsbeløb

Én investering, permanent brug.

  • Fuld funktionalitet, ingen funktionstrin
  • Trappepriser fra 11 brugere
  • Vedligeholdelse og opdateringer: 21 % pr. år
  • Support afregnes separat
Book en demo

Trappepriser

BrugereLeje pr. bruger/månedKøb pr. bruger
1 til 1012,50 EUR250 EUR
fra 1111,50 EUR230 EUR
fra 2610,50 EUR210 EUR
fra 519,50 EUR190 EUR

Licenseres pr. navngiven bruger, 1:1 med dine SAP Business One-brugerlicenser. Trappeprisen gælder for alle brugere, det samlede antal er afgørende. Alle priser ekskl. moms.

Ofte stillede spørgsmål om Validation Guard

Hvad er forskellen på Validation Guard og en formateret søgning?
En formateret søgning kan foreslå eller beregne værdier, men den kan ikke forhindre, at bilaget gemmes. Validation Guard kontrollerer ved tilføjelse og opdatering og blokerer bilaget, hvis du sætter en regel til det. Desuden ligger logikken ikke som en forespørgsel på et enkelt felt, men som en regel i en central liste - synlig for alle, der arbejder i systemet.
Hvorfor ikke bare bruge Transaction Notification?
Transaction Notification kan blokere bilag, men den er en stored procedure i databasen: ændringer kræver en udvikler, hvert krav ligger i SQL-koden, og den, der to år senere vil vide, hvorfor et bilag afvises, skal læse proceduren. Validation Guard giver samme virkning som en regel i SAP - synlig, redigerbar og med en besked, brugeren faktisk forstår.
Hvilke bilagstyper kan Validation Guard kontrollere?
I salg: tilbud, salgsordre, levering, salgsfaktura og salgskreditnota. I indkøb: indkøbstilbud, indkøbsordre, varemodtagelse, købsfaktura og købskreditnota. Regler gælder enten for en enkelt bilagstype eller for alle bilag i en gruppe.
Kan en regel forhindre, at bilaget gemmes?
Ja, og du vælger pr. regel. En regel virker enten som advarsel - brugeren får en besked og kan fortsætte - eller som blokering, og så gemmes bilaget ikke, før kravet er opfyldt.
Kan jeg lade regler gælde kun i bestemte tilfælde?
Ja. Hver regel kan have betingelser med OG/ELLER-logik. Et krav til eksportkunder gælder så kun, når landet ikke er DE; en rabatgrænse kun for en bestemt kundegruppe. Uden betingelse gælder reglen for alle bilag af den valgte type.
Kontrolleres brugerdefinerede felter også?
Ja. Alle hoved- og linjefelter kan vælges, brugerdefinerede felter (UDF'er) inklusive. Operatorerne følger felttypen: lig med, indeholder, større og mindre end, datogrænser, værdilister og kontrol for tom.
På hvilke sprog vises beskederne?
Beskedteksterne formulerer du selv, på op til otte sprog: tysk, engelsk, spansk, fransk, italiensk, portugisisk, polsk og dansk. Brugeren ser teksten på sit SAP-login-sprog.
Hvordan kommer regler fra testsystemet i produktion?
Via eksport og import som fil. Du bygger og tester reglerne i testsystemet, eksporterer dem og importerer dem i produktion - ingen genindtastning, ingen forskel mellem systemerne.
Kræver det SAP HANA?
Nej. Validation Guard kører på SAP HANA og på Microsoft SQL Server. Det installeres via SAP Add-on-administrationen, og add-on'et opretter selv de nødvendige tabeller ved første start.
Hvordan licenseres Validation Guard?
Pr. navngiven bruger, 1:1 med dine SAP Business One-brugerlicenser. Lejelicensen koster 12,50 EUR pr. bruger og måned, 11,50 EUR fra 11 brugere, 10,50 EUR fra 26 brugere og 9,50 EUR fra 51 brugere. Trappeprisen gælder for alle brugere. Købslicensen er tyve gange månedsprisen, altså 250 ned til 190 EUR pr. bruger, plus 21 % vedligeholdelse pr. år.
Kan jeg prøve Validation Guard først?
Ja. Add-on'et har en demotilstand, og vi viser det i en live-demo - gerne med dine egne bilag og dine egne krav.
Hvor stort er arbejdet med opsætningen?
Installationen tager omkring en time. Det egentlige arbejde er at beslutte, hvilke krav der skal være bindende - det sætter vi os gerne sammen med dig og dine afdelinger om og opretter de første regler i fællesskab.

Dine krav, bindende for alle

Vi viser dig Validation Guard på 30 minutter - gerne med dine egne bilagsprocesser og dine egne krav.

Book en demo