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Belege prüfen, bevor sie gespeichert werden

Validation Guard setzt deine Vorgaben in SAP Business One verbindlich durch: Pflichtfelder, Rabattgrenzen, zulässige Werte - je Belegart, ohne Programmierung und ohne Transaction Notification.

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Das Problem: Der Beleg ist schon gespeichert

Unvollständige oder fehlerhafte Belege fallen selten dort auf, wo sie entstehen. Sie fallen in der Auftragsabwicklung auf, in der Buchhaltung, beim Kunden - und dann kostet die Korrektur ein Vielfaches.

⚠ Rückfragen: Fehlende Kundenreferenz, kein Lagerort, keine Versandart - jede Lücke erzeugt eine Rückfrage und einen zweiten Arbeitsgang.

⚠ Uneinheitliche Vorgaben: Was gilt, weiß der eine Kollege, der andere nicht. Neue Anwender lernen es aus Fehlern.

⚠ Prüflogik im Verborgenen: Was heute geprüft wird, steckt in Formatierten Suchen und SQL-Prozeduren - niemand hat den Überblick, und ändern kann es nur, wer den Code kennt.

⚠ Nacharbeit statt Datenqualität: Auswertungen stimmen nicht, weil Felder leer geblieben sind - und die Korrektur passiert im Nachhinein, Beleg für Beleg.

Was Validation Guard leistet

Deine Unternehmensregeln gelten verbindlich für alle Anwender - geprüft wird beim Hinzufügen und Aktualisieren, vor dem Speichern.

Regeln je Belegart

Vom Belegkopf bis zur einzelnen Position: Du legst fest, welches Feld in welcher Belegart wie geprüft wird - einzeln oder für alle Belege einer Gruppe.

Warnung oder Blockierung

Je Regel wählbar. Ein Hinweis, mit dem der Anwender weiterarbeiten kann, oder eine harte Blockierung, bis die Vorgabe erfüllt ist.

Bedingungen mit UND/ODER

Regeln greifen nur in den Fällen, die du festlegst - etwa nur bei Auslandsbelegen, nur ab einem Betrag, nur für eine Kundengruppe.

Alle Felder, auch eigene

Kopf- und Positionsfelder inklusive benutzerdefinierter Felder. Operatoren je Feldtyp: Gleich, Enthält, Größer und Kleiner, Datumsgrenzen, Wertelisten, Leer-Prüfung.

Meldungen, die man versteht

Der Meldungstext ist deiner - auf Wunsch in acht Sprachen. Bei Positionsregeln steht die betroffene Zeile dabei, die Felder werden auf Wunsch farblich markiert.

Ohne Entwicklungsprojekt

Neue Vorgabe? Regel anlegen, speichern, fertig. Ohne Programmierung, ohne Neustart des Systems, ohne Wartezeit auf den nächsten Release-Termin.

Der Rule Editor

Alle Regeln liegen in einer Liste - mit Belegart, Feld, Operator, Wert, Wirkung und Meldungstext. Wer wissen will, was geprüft wird, schaut hier nach.

Der Rule Editor von Validation Guard: eine Liste der Regeln mit Belegart, Feld, Operator, Wert, Wirkung und Meldungstext, darunter die Bearbeitungsmaske für die ausgewählte Regel.
Regeln anlegen und pflegen - direkt in SAP Business One, ohne Programmierung.

Regelbeispiele aus der Praxis

VorgabeRegelWirkung
Kundenreferenz ist PflichtKundenauftrag, Feld Kundenreferenz, Operator LeerBlockierung
Rabattgrenze je PositionAlle Verkaufsbelege, Feld Position: Rabatt %, Operator Größer, Wert 20Warnung
Lagerort in jeder ZeileLieferung, Feld Position: Lagerort, Operator LeerBlockierung
Nur freigegebene VersandartenKundenauftrag, Feld Versandart, Operator Nicht in Liste, Wert DPD;UPSBlockierung
Vorgabe nur für ExportkundenRegel mit Bedingung Land ungleich DE - greift nur bei Auslandsbelegenje nach Regel

Was der Anwender sieht

Die Meldung erscheint vor dem Speichern, mit dem Text, den du formuliert hast. Bei Positionsregeln steht die betroffene Zeile dabei, auf Wunsch wird das Feld im Beleg farblich markiert.

Kundenauftrag in SAP Business One mit der Systemmeldung von Validation Guard: der Rabatt überschreitet 20 Prozent, der Anwender wird vor dem Speichern darauf hingewiesen.
Meldung beim Speichern eines Kundenauftrags.
Derselbe Kundenauftrag mit farblich markiertem Feld, damit die Korrektur ohne Suchen gelingt.
Farbliche Markierung des betroffenen Feldes.

Geprüfte Belegarten

Geprüft wird beim Hinzufügen und Aktualisieren. Regeln gelten wahlweise für eine einzelne Belegart oder für alle Belege einer Gruppe.

Verkauf

Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Ausgangsrechnung und Ausgangsgutschrift.

Einkauf

Anfrage, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift.

Formatierte Suche, Transaction Notification oder Validation Guard?

Prüfen lässt sich in SAP Business One auch ohne Add-on. Der Unterschied liegt darin, wer die Regel danach noch versteht und ändern kann.

Formatierte SucheTransaction NotificationValidation Guard
Wo liegt die Logik?als Abfrage am einzelnen Feldals Stored Procedure in der Datenbankals Regel in einer Liste in SAP
Kann das Speichern verhindern?neinjaja, je Regel wählbar
Wer kann sie ändern?Key User mit SQL-KenntnissenEntwickler mit Datenbankzugriffjeder mit Berechtigung, ohne SQL
Meldungstexttechnischfrei, aber im Code hinterlegtfrei formulierbar, achtsprachig
Überblick über alle Prüfungenverstreut über die Feldernur im Prozedurcodeeine Liste, jederzeit einsehbar
Aufwand für eine neue VorgabeAbfrage anlegen und zuordnenEntwicklung, Test, EinspielenRegel anlegen und speichern

Technische Daten

Produkt und Installation

Add-on für SAP Business One, installiert über die SAP Add-on-Administration. Die benötigten Tabellen legt das Add-on beim ersten Start selbst an.

Datenbanken und Oberfläche

SAP HANA und Microsoft SQL Server. SAP Business One Client für Windows, Rule Editor mit hellem und dunklem Modus.

Sprachen und Verteilung

Meldungen in DE, EN, ES, FR, IT, PT, PL und DA. Regeln als Datei exportieren und importieren, etwa vom Test- ins Produktivsystem.

Preise und Lizenzmodell

Empfohlen

Mietlizenz

12,50 EUR /je Benutzer/Monat

Maximale Flexibilität, Updates inklusive.

  • Voller Funktionsumfang, keine Funktionsstufen
  • Staffelpreise ab 11 Benutzern
  • Updates inklusive
  • Support separat nach Aufwand
Demo anfragen

Kauflizenz

250 EUR /je Benutzer, einmalig

Einmalige Investition, dauerhafte Nutzung.

  • Voller Funktionsumfang, keine Funktionsstufen
  • Staffelpreise ab 11 Benutzern
  • Wartung und Updates: 21 % pro Jahr
  • Support separat nach Aufwand
Demo anfragen

Staffelpreise

BenutzerMiete je Benutzer/MonatKauf je Benutzer
1 bis 1012,50 EUR250 EUR
ab 1111,50 EUR230 EUR
ab 2610,50 EUR210 EUR
ab 519,50 EUR190 EUR

Lizenziert wird je benanntem Benutzer, 1:1 zu deinen SAP-Business-One-Benutzerlizenzen. Der Staffelpreis gilt für alle Benutzer, maßgeblich ist die Gesamtzahl. Alle Preise zzgl. MwSt.

Häufige Fragen zu Validation Guard

Was unterscheidet Validation Guard von einer Formatierten Suche?
Eine Formatierte Suche kann Werte vorschlagen oder berechnen, aber das Speichern nicht verhindern. Validation Guard prüft beim Hinzufügen und Aktualisieren und blockiert den Beleg, wenn du das für eine Regel festlegst. Außerdem liegt die Logik nicht als Abfrage an einem einzelnen Feld, sondern als Regel in einer zentralen Liste - nachvollziehbar für alle, die im System arbeiten.
Warum nicht einfach die Transaction Notification nutzen?
Die Transaction Notification kann Belege blockieren, ist aber eine Stored Procedure in der Datenbank: Änderungen brauchen einen Entwickler, jede Vorgabe steckt im SQL-Code, und wer nach zwei Jahren wissen will, warum ein Beleg abgelehnt wird, muss die Prozedur lesen. Validation Guard hält dieselbe Wirkung als Regel in SAP - einsehbar, änderbar und mit einem Meldungstext, den der Anwender versteht.
Welche Belegarten kann Validation Guard prüfen?
Im Verkauf Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Ausgangsrechnung und Ausgangsgutschrift. Im Einkauf Anfrage, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift. Regeln gelten wahlweise für eine einzelne Belegart oder für alle Belege einer Gruppe.
Kann eine Regel das Speichern verhindern?
Ja, je Regel wählbar. Eine Regel wirkt entweder als Warnung - der Anwender bekommt einen Hinweis und kann fortfahren - oder als Blockierung, dann wird der Beleg nicht gespeichert, bis die Vorgabe erfüllt ist.
Kann ich Regeln nur in bestimmten Fällen greifen lassen?
Ja. Jede Regel kann Bedingungen mit UND/ODER-Logik enthalten. Eine Vorgabe für Exportkunden greift dann nur, wenn das Land nicht DE ist; eine Rabattgrenze nur bei einer bestimmten Kundengruppe. Ohne Bedingung gilt die Regel für alle Belege der gewählten Art.
Werden auch benutzerdefinierte Felder geprüft?
Ja. Alle Kopf- und Positionsfelder sind wählbar, benutzerdefinierte Felder (UDFs) eingeschlossen. Die Operatoren richten sich nach dem Feldtyp: Gleich, Enthält, Größer und Kleiner, Datumsgrenzen, Wertelisten und die Prüfung auf Leer.
In welchen Sprachen erscheinen die Meldungen?
Die Meldungstexte formulierst du selbst, auf Wunsch in acht Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch und Dänisch. Der Anwender sieht den Text in seiner SAP-Anmeldesprache.
Wie kommen Regeln vom Test- ins Produktivsystem?
Über Export und Import als Datei. Du baust und testest die Regeln im Testsystem, exportierst sie und importierst sie im Produktivsystem - kein erneutes Erfassen, keine Abweichung zwischen den Systemen.
Brauche ich SAP HANA?
Nein. Validation Guard läuft auf SAP HANA und auf Microsoft SQL Server. Installiert wird es über die SAP Add-on-Administration, die benötigten Tabellen legt das Add-on beim ersten Start selbst an.
Wie wird Validation Guard lizenziert?
Je benanntem Benutzer, 1:1 zu deinen SAP-Business-One-Benutzerlizenzen. Die Mietlizenz kostet 12,50 EUR je Benutzer und Monat, ab 11 Benutzern 11,50 EUR, ab 26 Benutzern 10,50 EUR und ab 51 Benutzern 9,50 EUR. Der Staffelpreis gilt jeweils für alle Benutzer. Die Kauflizenz ist der zwanzigfache Monatspreis, also 250 bis 190 EUR je Benutzer, zzgl. 21 % Wartung pro Jahr.
Kann ich Validation Guard vorher ausprobieren?
Ja. Das Add-on bringt einen Demo-Modus mit, und wir zeigen es dir in einer Live-Demo - gern anhand deiner eigenen Belege und Prüfvorgaben.
Wie viel Aufwand ist die Einrichtung?
Die Installation dauert etwa eine Stunde. Die eigentliche Arbeit ist die Frage, welche Vorgaben verbindlich gelten sollen - dafür setzen wir uns auf Wunsch mit dir und deinen Fachbereichen zusammen und legen die ersten Regeln gemeinsam an.

Deine Vorgaben, verbindlich für alle

Wir zeigen dir Validation Guard in 30 Minuten - gern anhand deiner eigenen Belegprozesse und Prüfvorgaben.

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