Die Begriffe, über die in jedem ERP-Projekt gesprochen wird – erklärt so, wie wir sie einem Kunden am Tisch erklären würden.
In ERP-Projekten fallen Begriffe, die außerhalb der Branche niemand kennt und innerhalb der Branche jeder etwas anders versteht. Dieses Glossar erklärt sie so, wie sie in der Praxis gebraucht werden: was der Begriff bedeutet, worauf es bei der Entscheidung ankommt und wo die üblichen Fallstricke liegen. Keine Lehrbuchdefinitionen, sondern das, was wir in Projekten immer wieder erklären.
Rechnungsabgrenzung · Accrual · ARAP · PRAP
Die periodengerechte Verteilung eines Aufwands oder Ertrags über die Monate, zu denen er wirtschaftlich gehört — etwa eine im Januar gezahlte Jahresversicherung über zwölf Monate. SAP Business One bietet dafür im Standard keine durchgängige Automatik; die Verteilung läuft über wiederkehrende Buchungen, die jemand anlegen und überwachen muss.
Mehr dazu: AbgrenzungPro Siehe auch: Journalbuchung , Periodenabschluss
Erweiterung · Zusatzlösung
Eine Erweiterung, die Funktionen ergänzt, die der Standard nicht abdeckt — von der Lohnabrechnung bis zur Dokumentenablage. Zwei Fragen entscheiden über die spätere Ruhe: Wer pflegt das Add-on bei einem Versionswechsel, und läuft es auch im Web Client. Add-ons ohne klare Antwort darauf werden bei der nächsten Aktualisierung zum Hindernis.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: coresuite , cks.DMS , Web Client
Fixed Assets · Anlagevermögen
Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anschaffung, planmäßiger Abschreibung und Abgang. SAP Business One bringt sie im Standard mit, inklusive der in Deutschland üblichen Abschreibungsarten. Wer sie nutzt, braucht keine getrennte Anlagenbuchhaltung in Excel oder beim Steuerberater — das ist weniger eine Funktions- als eine Abstimmungsfrage.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Sachkonto , Periodenabschluss
Anzahlungsrechnung · Down Payment
Eine Zahlung vor Leistungserbringung. SAP Business One unterscheidet die Anzahlungsanforderung ohne Steuerwirkung von der Anzahlungsrechnung, die die Umsatzsteuer auslöst. Die Verrechnung mit der Schlussrechnung ist der Punkt, an dem es regelmäßig klemmt — sie muss im Beleg selbst erfolgen, nicht als separate Buchung.
Siehe auch: Eingangsrechnung , Steuerkennzeichen
Item Master Data · Artikelstammdaten
Der Stammsatz eines Artikels mit Einkaufs-, Verkaufs-, Lager- und Planungsdaten. Drei Kennzeichen entscheiden über das spätere Verhalten und sind nach der ersten Buchung kaum noch änderbar: ob der Artikel lagergeführt ist, ob er verkauft oder eingekauft werden darf und welches Bewertungsverfahren gilt. Fehler an dieser Stelle führen dazu, dass Artikel neu angelegt werden müssen.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Lagerbewertung , Stammdaten
MRP · Dispositionsassistent · Material Requirements Planning
Der Lauf, der aus Aufträgen, Prognosen, Mindestbeständen und Stücklisten den Beschaffungsbedarf errechnet und Bestell- oder Fertigungsvorschläge erzeugt. Die Qualität des Ergebnisses hängt vollständig an den Planungsdaten im Artikelstamm: Wiederbeschaffungszeit, Losgröße, Mindestbestand. Sind die nicht gepflegt, liefert der Lauf Vorschläge, die niemand ernst nimmt — und damit ist das Werkzeug tot.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Fertigungsauftrag , Artikelstamm
Marketingbeleg · Marketing Document
Der Sammelbegriff für alle Vorgänge der Verkaufs- und Einkaufskette: Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Bestellung, Wareneingang. Belege bauen aufeinander auf und übernehmen beim Kopieren die Positionen des Vorgängers, wodurch die Belegkette lückenlos nachvollziehbar bleibt. Ein gebuchter Beleg lässt sich nicht löschen, nur stornieren oder schließen — auch das eine GoBD-Anforderung und keine Einstellung.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Belegentwurf , Journalbuchung , GoBD
Draft · Entwurf
Ein noch nicht gebuchter Beleg. Entwürfe erzeugen keine Buchung, keine Bestandsbewegung und verbrauchen keine Belegnummer des endgültigen Nummernkreises. Sie sind der übliche Weg für Freigabeverfahren: Der Vorgang wartet als Entwurf, bis die Freigabe erteilt ist, und wird erst dann zum echten Beleg.
Siehe auch: Beleg
Authorization · Benutzerberechtigung
Die Steuerung, welcher Benutzer welche Funktion sehen und ändern darf, gepflegt je Benutzer oder über Berechtigungsgruppen. Zwei Dinge werden dabei oft verwechselt: Die Lizenz entscheidet, welche Bildschirme überhaupt verfügbar sind, die Berechtigung entscheidet innerhalb dieser Grenze. Eine Limited-Lizenz lässt sich nicht per Berechtigung erweitern.
Mehr dazu: Unsere SAP-Kompetenz Siehe auch: Limited-Lizenz , Mandant
Batch Management · Chargen
Die Verfolgung von Mengen mit gemeinsamem Merkmal — Produktionslos, Haltbarkeitsdatum, Wareneingangslieferung. Anders als Seriennummern kennzeichnet eine Charge eine Menge, nicht ein Stück. Pflicht in Lebensmitteln, Pharma und überall dort, wo ein Rückruf belegbar eingegrenzt werden muss.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Seriennummer , Artikelstamm
CKS.DMS · Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagement, das direkt in SAP Business One eingebettet ist: Belege werden am Geschäftsvorfall abgelegt, nicht in einem getrennten Archiv. Der Nutzen liegt weniger im Speichern als im Wiederfinden — die Eingangsrechnung hängt an der Buchung und nicht in einem Ordner, den jemand richtig benannt haben muss.
Mehr dazu: cks-Produkte Siehe auch: Add-on , Eingangsrechnung , GoBD
coresuite designer · coresuite customize · coresuite country package
Eine Werkzeugfamilie für SAP Business One: Formulardesign, Massendatenpflege, Länderpakete und Zeiterfassung. In der Praxis ist vor allem der Designer verbreitet, mit dem sich Belegformulare ohne Crystal Reports gestalten lassen, sowie customize für den Abgleich von Konfigurationen zwischen Test- und Produktivsystem.
Mehr dazu: coresuite-Produkte Siehe auch: Add-on , Crystal Reports
Berichtslayout · Druckvorlage
Das Werkzeug für Druckformulare und Berichte in SAP Business One: Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Auswertungen. Layouts werden extern entworfen und im System je Belegart hinterlegt. Für eine Einführung ist das regelmäßig unterschätzter Aufwand — jedes Dokument, das ein Kunde zu sehen bekommt, braucht eine eigene gestaltete Vorlage.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: Query Manager , Beleg
Anpassung · Konfiguration
Das Einstellen des Standards auf das eigene Unternehmen ohne Programmierung: Nummernkreise, Kontenfindung, Preislisten, Belegvorlagen, Formatierte Suchen. Die Grenze zur Entwicklung verläuft dort, wo Programmcode entsteht — und sie ist wichtig, weil Customizing bei Updates mitgeführt wird, Entwicklung dagegen geprüft werden muss.
Mehr dazu: ERP-Readiness-Check Siehe auch: Formatierte Suche , UDF
Datenmigration · Migration
Die Übertragung von Stammdaten, offenen Posten und Beständen aus dem Altsystem. Der Aufwand liegt fast nie in der Technik, sondern in der Entscheidung, was überhaupt mitkommt. Eine brauchbare Faustregel: Stammdaten vollständig und bereinigt, Bewegungsdaten nur als Saldo zum Stichtag, Historie bleibt im Altsystem auslesbar.
Mehr dazu: SAP Business One einführen Siehe auch: Stammdaten , Go-Live
DATEV-Export · DATEV
Der Export von Buchungssätzen und Stammdaten im DATEV-Format für die Steuerberatung. SAP Business One liefert den Export in der deutschen Lokalisierung mit. Die Abstimmung betrifft vor allem drei Punkte: Kontenrahmen, Behandlung der Umsatzsteuer und der Zeitpunkt, zu dem eine Periode als abgeschlossen gilt.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Sachkonto , Periodenabschluss , GoBD
Data Interface API · DI-API
Die Programmierschnittstelle, über die eine Anwendung Geschäftsobjekte anlegt und ändert, ohne direkt auf die Datenbank zu schreiben. Sie führt dieselben Prüfungen aus wie die Oberfläche, weshalb ein über die DI API gebuchter Beleg genauso konsistent ist wie ein manuell erfasster. Sie läuft nur unter Windows und ist an eine lokale Installation gebunden.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: Service Layer , UI API
Kostenrechnungsdimension
Eine Auswertungsachse in der Kostenrechnung. Bis zu fünf Dimensionen lassen sich gleichzeitig führen, etwa Abteilung, Standort, Projekt, Produktlinie und Vertriebsweg. Die Festlegung gehört in die Einführung: Dimensionen nachträglich einzuziehen bedeutet, dass die Auswertung erst ab dem Umstellungstag vergleichbar ist.
Mehr dazu: Für CFO und Finanzleitung Siehe auch: Kostenstelle , Sachkonto
Elektronische Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten Format, das sich ohne manuelle Erfassung weiterverarbeiten lässt. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Für SAP Business One bedeutet das in erster Linie eine Entscheidung über den Eingangskanal und die Zuordnung zur Bestellung.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: XRechnung , ZUGFeRD , Peppol
Kreditorenrechnung · A/P Invoice
Die Rechnung eines Lieferanten. In SAP Business One ist sie ein Beleg mit Wertfluss: Sie bucht die Verbindlichkeit, die Vorsteuer und — wenn ein Wareneingang vorausging — die Auflösung des Wareneingangskontos. Wird sie ohne Bezug zum Wareneingang erfasst, entsteht eine Doppelbuchung im Bestand, die später aufwendig zu korrigieren ist.
Mehr dazu: Belege automatisiert einlesen Siehe auch: Wareneingang , Beleg , Sachkonto
Enterprise Resource Planning · Warenwirtschaft
Ein System, in dem die wertschöpfenden Abläufe eines Unternehmens auf einer gemeinsamen Datenbasis laufen: Einkauf, Lager, Verkauf, Finanzen. Der Unterschied zu einer Warenwirtschaft mit angeschlossener Buchhaltung ist die Integration — jede Bewegung in der Logistik erzeugt unmittelbar den zugehörigen Wertfluss. Daraus folgt der eigentliche Projektaufwand: Nicht die Software ist die Arbeit, sondern die Festlegung, wie die Abläufe künftig aussehen sollen.
Mehr dazu: ERP-Readiness-Check Siehe auch: Go-Live , Key User
Production Order · Produktionsauftrag
Der Auftrag, aus Komponenten ein Erzeugnis herzustellen. Er bucht die Komponenten aus und das Erzeugnis ein, und er sammelt die Istkosten gegen die Kalkulation. SAP Business One deckt damit einfache Fertigung ab — Arbeitspläne, Kapazitäten und Maschinenbelegung gehören nicht zum Standard und brauchen eine Erweiterung.
Siehe auch: Stückliste , Bedarfsplanung
First In First Out · Verbrauchsfolgeverfahren
Der zuerst eingelagerte Bestand wird zuerst verbraucht, jede Zugangsschicht behält ihren eigenen Preis. Das bildet die tatsächlichen Anschaffungskosten genauer ab als der gleitende Durchschnitt und ist bei stark schwankenden Einkaufspreisen die ehrlichere Zahl. Der Preis dafür ist Nachvollziehbarkeit mit Aufwand: Die Schichten müssen stimmen, und eine Korrektur weit zurückliegender Zugänge zieht alle späteren Verbräuche nach sich.
Siehe auch: Gleitender Durchschnitt , Standardpreis , Lagerbewertung
FiBu · Hauptbuchhaltung
Der Bereich, in dem alle Geschäftsvorfälle wertmäßig zusammenlaufen. In SAP Business One ist sie nicht nachgelagert, sondern integriert: Jede Lieferung und jede Rechnung erzeugt unmittelbar die zugehörige Buchung. Das erspart die Übergabe zwischen Systemen und verlangt im Gegenzug, dass die Kontenfindung von Anfang an richtig eingerichtet ist.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Sachkonto , Journalbuchung , Kostenstelle
Formatted Search · FMS
Eine an ein Feld gebundene Abfrage, die beim Öffnen oder bei Änderung eines anderen Feldes automatisch einen Wert einträgt oder eine Auswahlliste anbietet. Das meistgenutzte Werkzeug, um ein System ohne Programmierung an eigene Abläufe anzupassen. Die Grenze liegt dort, wo mehrere Felder voneinander abhängen — dann wird eine Kette aus Suchen schnell unwartbar.
Mehr dazu: Unsere SAP-Kompetenz Siehe auch: Query Manager , UDF
Business Partner · Debitor · Kreditor
Kunde, Lieferant oder Interessent in einem gemeinsamen Stammsatz. SAP Business One trennt diese Rollen nicht in getrennte Datentöpfe, sondern unterscheidet sie über den Typ — ein Unternehmen, das zugleich Kunde und Lieferant ist, braucht trotzdem zwei Stammsätze, weil Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt geführt werden müssen. Zahlungsbedingungen, Preislisten und Mahnverfahren hängen am Stammsatz.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Stammdaten , Mahnwesen
Moving Average · Durchschnittspreisverfahren
Jeder Zugang rechnet den Bestandswert neu: Der Durchschnittspreis ergibt sich aus Gesamtwert geteilt durch Gesamtmenge. Das Verfahren ist robust gegen Preisschwankungen und der Normalfall im Handel. Seine Schwäche zeigt sich bei Rückbuchungen und nachträglichen Rechnungskorrekturen — der Durchschnitt verschiebt sich dann auch für Bestände, die mit dem korrigierten Zugang nichts zu tun haben.
Siehe auch: FIFO , Standardpreis , Lagerbewertung
Produktivstart · Inbetriebnahme
Der Tag, an dem das neue System den Echtbetrieb übernimmt. Technisch ist er meist unspektakulär; schwierig sind die Tage davor und danach — Bestände zum Stichtag, offene Posten, laufende Aufträge, und eine Belegschaft, die noch nicht routiniert ist. Ein Go-Live zum Monatsanfang ist nicht Konvention, sondern reduziert die Zahl der Vorgänge, die über zwei Systeme laufen.
Mehr dazu: SAP Business One einführen Siehe auch: Datenübernahme , Key User
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Die Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten, zuletzt geändert mit Schreiben vom 11.03.2024 und in dieser Fassung ab dem 01.04.2024 anzuwenden. Für ein ERP-System heißt das vor allem: Unveränderbarkeit gebuchter Belege, nachvollziehbare Änderungen, maschinelle Auswertbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. SAP Business One bringt die technischen Voraussetzungen mit — die Verfahrensdokumentation bleibt Aufgabe des Unternehmens, auch wenn die Buchhaltung ausgelagert ist.
Mehr dazu: Fibu as a Service Quelle: GoBD im amtlichen AO-Handbuch des BMF Siehe auch: Journalbuchung , Beleg
B1if · B1 Integration Framework
Die mitgelieferte Integrationsschicht von SAP Business One, über die Szenarien zwischen B1 und anderen Systemen laufen — auch die Anbindung mehrerer Mandanten untereinander und der Web Client selbst. Sie ist mächtig und sperrig zugleich: Für einfache Anbindungen ist der Service Layer der direktere Weg, für mandantenübergreifende Standardszenarien bleibt sie die vorgesehene Lösung.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: Service Layer , Schnittstelle , Mandant
Bestandsaufnahme · Stock Taking
Die Aufnahme der tatsächlichen Bestände und deren Abgleich mit dem Buchbestand. SAP Business One unterstützt Stichtagsinventur und permanente Inventur und erzeugt aus der Differenz die Bestandsbuchung samt Wertkorrektur. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst alle Belege buchen, dann zählen — sonst wird die Differenz zur Rechenaufgabe.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Lagerbewertung , Artikelstamm
Journal Entry · Buchungssatz
Der Buchungssatz im Hauptbuch. Jeder Beleg mit Wertfluss erzeugt automatisch eine Journalbuchung, zusätzlich lassen sich Buchungen manuell erfassen. Journalbuchungen sind nach dem Buchen nicht mehr änderbar — eine Korrektur ist immer eine Gegenbuchung. Das ist keine Einstellung, sondern die Grundlage der Nachvollziehbarkeit nach GoBD.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Sachkonto , GoBD , Beleg
Schlüsselanwender · Fachverantwortlicher
Die Person im Fachbereich, die ihren Prozess im neuen System verantwortet: Sie trifft die fachlichen Entscheidungen, testet und schult die Kolleginnen und Kollegen. Ein Projekt ohne benannte Key User mit zugesagter Zeit scheitert zuverlässig — nicht am System, sondern daran, dass Entscheidungen niemandem gehören.
Mehr dazu: SAP Business One einführen Siehe auch: Go-Live , Customizing
Picking · Pick and Pack
Das Zusammenstellen der Ware für einen Auftrag. SAP Business One bildet das über den Kommissionier- und Packvorgang ab, der zwischen Auftrag und Lieferung steht und Teilmengen erlaubt. Ohne diesen Zwischenschritt springt der Prozess direkt vom Auftrag zur Lieferung — vertretbar bei wenigen Positionen, unbrauchbar sobald mehrere Personen gleichzeitig im Lager arbeiten.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Beleg , Seriennummer
Abstimmung · Reconciliation
Das Zuordnen offener Posten zueinander, etwa einer Rechnung zur passenden Zahlung. SAP Business One unterscheidet die interne Abstimmung auf Geschäftspartner- und Sachkontenebene von der externen gegen den Kontoauszug. Nicht abgestimmte Posten bleiben in der Offene-Posten-Liste stehen, auch wenn der Saldo stimmt — der häufigste Grund dafür, dass eine Mahnung an einen Kunden geht, der längst bezahlt hat.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Mahnwesen , Geschäftspartner
Cost Center · Profit Center
Die Einheit, der ein Aufwand oder Ertrag zugerechnet wird — Abteilung, Standort, Projekt. SAP Business One bildet sie über Dimensionen ab und erlaubt bis zu fünf davon parallel. Wer nur eine Dimension nutzt, kann später nicht auswerten, ob die Kosten am Standort oder am Projekt hingen.
Mehr dazu: Für CFO und Finanzleitung Siehe auch: Dimension , Sachkonto
Bewertungsverfahren · Valuation Method
Das Verfahren, mit dem SAP Business One den Wert eines Lagerbestands fortschreibt: gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standardpreis. Die Wahl gilt je Artikel und wirkt unmittelbar auf die Wareneinsatzbuchung und damit auf das Ergebnis. Ein Wechsel ist nur über einen eigenen Vorgang bei Bestand null möglich — in der Praxis heißt das: einmal entscheiden, dann dabei bleiben.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Gleitender Durchschnitt , FIFO , Standardpreis , Artikelstamm
Limited User · Limited CRM · Limited Logistics · Limited Financials
Eine auf einen Aufgabenbereich beschnittene Lizenz, die es in drei Ausprägungen gibt: Limited CRM, Limited Logistics und Limited Financials. Der Zuschnitt ist fest und lässt sich nicht mischen — wer sowohl Bestellungen schreibt als auch Eingangsrechnungen bucht, braucht eine Professional-Lizenz. Der Verwaltungsbereich bleibt in allen drei Varianten gesperrt. Die Grenze verläuft nicht entlang dessen, was eine Person tun darf, sondern entlang dessen, welche Bildschirme sie überhaupt öffnen kann.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Professional-Lizenz , Named User
License Manager · Lizenzmanager
Der Dienst, der die Lizenzdatei hält und beim Anmelden prüft, ob für den Benutzer eine Lizenz zugewiesen ist. Er läuft üblicherweise auf dem Datenbankserver und ist über den System Landscape Directory erreichbar. Fällt er aus, kommt niemand mehr ins System, auch wenn Datenbank und Anwendung laufen — ein Ausfallszenario, das bei der Planung gern übersehen wird. Die Lizenzdatei ist an die Hardware-Kennung des Servers gebunden und muss nach einem Serverumzug neu angefordert werden.
Siehe auch: Named User
Dunning · Zahlungserinnerung
Der mehrstufige Lauf, der überfällige Forderungen ermittelt und Mahnschreiben erzeugt. Die Stufen, Fristen und Gebühren werden je Mahnverfahren hinterlegt und lassen sich einzelnen Geschäftspartnern zuweisen. Voraussetzung für brauchbare Ergebnisse ist eine saubere Kontenabstimmung — das Mahnwesen rechnet mit offenen Posten, nicht mit Salden.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Kontenabstimmung , Geschäftspartner
Company Database · Gesellschaft · Buchungskreis
Eine eigenständige Firmendatenbank mit eigenem Kontenplan, eigenen Stammdaten und eigenen Belegnummern. Jede rechtliche Einheit braucht einen eigenen Mandanten. Auswertungen über mehrere Mandanten hinweg sind im Standard nicht vorgesehen und entstehen erst über Konsolidierung oder Berichte auf Datenbankebene — das ist der Punkt, an dem Unternehmensgruppen regelmäßig unterschätzen, was sie brauchen.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Starter-Paket , Berechtigung
MS SQL · SQL-Server-Variante
Die zweite Datenbankvariante von SAP Business One neben HANA. Sie ist in der Anschaffung günstiger, braucht weniger Arbeitsspeicher und ist für viele mittelständische Installationen völlig ausreichend. Einige Funktionen der Anwendung stehen dort allerdings nicht zur Verfügung — das ist die eigentliche Abwägung, nicht die Leistung der Datenbank.
Mehr dazu: HANA-Migration zum Festpreis Siehe auch: SAP HANA , Query Manager
Benannter Benutzer · Named-User-Lizenz
SAP Business One wird pro Person lizenziert, nicht pro Arbeitsplatz und nicht nach gleichzeitiger Nutzung. Jeder Mensch, der mit dem System arbeitet, braucht eine eigene Lizenz — auch wer nur zwei Stunden im Monat eine Rechnung freigibt. Eine Lizenz lässt sich auf eine andere Person übertragen, wenn jemand das Unternehmen verlässt, aber nicht zwischen zwei Personen aufteilen, die abwechselnd arbeiten.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Professional-Lizenz , Limited-Lizenz , Starter-Paket
Die dänische Infrastruktur für den elektronischen Belegaustausch, über die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Dänemark seit Langem verpflichtend laufen. Wer von Deutschland aus nach Dänemark fakturiert, kommt daran nicht vorbei.
Mehr dazu: SAP Business One in Dänemark Siehe auch: Peppol , E-Rechnung
Peppol-Netzwerk · PEPPOL
Ein europäisches Netzwerk für den Austausch von Rechnungen und Bestellungen über zugelassene Zugangspunkte. Statt bilateraler Verbindungen zu jedem Geschäftspartner genügt ein Anschluss an das Netz. In Dänemark ist Peppol zusammen mit NemHandel seit Jahren Alltag, in Deutschland gewinnt es mit der E-Rechnungspflicht an Bedeutung.
Mehr dazu: SAP Business One in Dänemark Siehe auch: E-Rechnung , NemHandel
Monatsabschluss · Periodensperre
Das Sperren einer Buchungsperiode, damit niemand rückwirkend in einen abgeschlossenen Monat bucht. In SAP Business One hat jede Periode einen Status, und die Sperre lässt sich je Benutzergruppe lockern — eine Hintertür, die gern offen bleibt und dann die Abstimmung zwischen Buchhaltung und Steuerberatung zerlegt.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Abgrenzung , Journalbuchung
Price List · Preisfindung
Die Grundlage der Preisfindung im Beleg. SAP Business One kennt mehrere Ebenen, die nacheinander greifen: Preisliste am Geschäftspartner, Sonderpreise je Kunde und Artikel, Mengenstaffeln und zeitlich begrenzte Aktionen. Die Reihenfolge ist fest — wer einen unerwarteten Preis im Auftrag sieht, findet die Ursache fast immer in einer höher priorisierten Ebene, nicht in der Liste.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Artikelstamm , Geschäftspartner
Professional User · Vollbenutzer
Die Volllizenz mit Zugriff auf alle Bereiche inklusive Administration, Mandantenverwaltung und Lizenzvergabe. Sie ist die einzige Lizenz, mit der sich das System einrichten und verwalten lässt, deshalb braucht jedes Unternehmen mindestens eine — in der Praxis zwei, damit bei Urlaub oder Krankheit niemand ausgesperrt ist. Für alle, die nur in einem Bereich arbeiten, ist sie überdimensioniert.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Limited-Lizenz , Named User
Abfragemanager · Abfrageverwaltung
Die Verwaltung gespeicherter SQL-Abfragen innerhalb von SAP Business One, gegliedert in Kategorien mit eigener Berechtigungssteuerung. Gespeicherte Abfragen sind die Grundlage für Formatierte Suchen, einfache Berichte und Datenprüfungen. Bei HANA gilt dabei der HANA-SQL-Dialekt, bei der MS-SQL-Variante T-SQL — Abfragen sind zwischen beiden nicht ohne Weiteres übertragbar.
Siehe auch: Formatierte Suche , Crystal Reports
G/L Account · Hauptbuchkonto
Ein Konto im Kontenplan, auf dem Geschäftsvorfälle gebucht werden. SAP Business One liefert für Deutschland Kontenrahmen aus, die sich an SKR03 und SKR04 anlehnen. Die Kontenfindung steuert, welches Sachkonto ein Beleg automatisch trifft — sie lässt sich je Artikelgruppe, Lager und Geschäftspartner unterschiedlich hinterlegen, und genau dort entstehen die meisten Buchungsfehler bei einer Einführung.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Journalbuchung , Kontenabstimmung
HANA · In-Memory-Datenbank
Die spaltenorientierte In-Memory-Datenbank, auf der SAP Business One alternativ zum Microsoft SQL Server läuft. Der Unterschied zeigt sich nicht im Tagesgeschäft beim Erfassen eines Auftrags, sondern bei Auswertungen über große Datenmengen und bei den Funktionen, die es nur dort gibt: Pervasive Analytics, semantische Suche, Dashboards im Web Client. Die Entscheidung ist deshalb keine reine Technikfrage, sondern eine über den geplanten Funktionsumfang.
Mehr dazu: HANA-Migration zum Festpreis Siehe auch: Microsoft SQL Server , Query Manager
Integration · Interface
Die Verbindung zwischen SAP Business One und einem anderen System — Webshop, Lohnprogramm, Versanddienstleister, Steuerberatung. Entscheidend ist weniger die Technik als die Frage, welches System bei einem Konflikt recht behält und was passiert, wenn die Verbindung für einen Tag ausfällt. Wer das vorher klärt, spart sich den Großteil der späteren Fehlersuche.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: Service Layer , DATEV-Schnittstelle
Serial Number
Die eindeutige Kennzeichnung eines einzelnen Stücks, nachvollziehbar vom Wareneingang bis zum Kunden. In SAP Business One wird je Artikel festgelegt, ob Seriennummern geführt werden und ob die Vergabe beim Zugang oder erst beim Abgang erfolgt. Die Entscheidung lässt sich nach der ersten Bestandsbuchung nicht mehr ändern.
Mehr dazu: SAP Business One im Großhandel Siehe auch: Chargenverwaltung , Artikelstamm
B1 Service Layer · OData-Schnittstelle
Die REST-Schnittstelle von SAP Business One, über die externe Systeme Belege, Stammdaten und Buchungen lesen und schreiben. Sie arbeitet nach OData-Konventionen und ist plattformunabhängig — anders als die DI API, die Windows voraussetzt. Für jede moderne Anbindung, von Webshop bis Automatisierung, ist sie der vorgesehene Weg.
Mehr dazu: RC.MCP: SAP-Daten für KI-Systeme Siehe auch: DI API , UI API
Servicemeldung · Service Call
Der Vorgang, über den ein Servicefall von der Meldung bis zur Abrechnung geführt wird, verknüpft mit Gerätekarte, Servicevertrag und Garantie. Für Einsatzplanung, mobile Erfassung beim Kunden und Disposition reicht der Standard nicht; dafür ist SAP Field Service Management vorgesehen.
Mehr dazu: SAP Field Service Management Siehe auch: Beleg , Geschäftspartner
Master Data
Die dauerhaft gepflegten Grunddaten eines Systems: Geschäftspartner, Artikel, Sachkonten, Mitarbeiter. Sie sind die Voraussetzung für jeden Beleg und zugleich der Posten, der bei einer Einführung am meisten Zeit kostet — nicht wegen der Übernahme, sondern wegen der Bereinigung. Aus zwanzig Jahren Altsystem kommen Dubletten, tote Artikel und Adressen, die niemand mehr prüft.
Mehr dazu: SAP Business One einführen Siehe auch: Geschäftspartner , Artikelstamm , Datenübernahme
Standard Cost · Planpreis
Ein fest hinterlegter Bewertungspreis, der sich durch Zugänge nicht verändert. Die Differenz zum tatsächlichen Einkaufspreis läuft auf ein Abweichungskonto. Üblich in der Fertigung, wo kalkulierte Kosten gegen Istkosten gestellt werden sollen; im Handel führt er regelmäßig zu Abweichungskonten, die niemand mehr auflöst.
Siehe auch: Gleitender Durchschnitt , FIFO , Lagerbewertung
Starter Package · Starter-Lizenz
Ein Einstiegspaket für höchstens fünf Benutzer und einen Mandanten. Produktion, Materialbedarfsplanung, Serviceverträge und mehrere Lager bleiben außen vor, ebenso jede zweite Gesellschaft. Der Wechsel in reguläre Lizenzen ist später möglich und wird angerechnet, der Weg zurück nicht. Sinnvoll ist das Paket für ein kleines Team mit klarem Handels- oder Dienstleistungsprofil — nicht als Sparvariante für ein Unternehmen, das in zwei Jahren produziert.
Mehr dazu: SAP Business One einführen Siehe auch: Professional-Lizenz , Mandant
Tax Code · Umsatzsteuerschlüssel
Der Schlüssel, der Steuersatz und Buchungskonto einer Position bestimmt — und zugleich steuert, wie der Vorgang in der Umsatzsteuervoranmeldung erscheint. SAP Business One ermittelt ihn aus Geschäftspartner, Artikel und Belegart. Fehler fallen oft erst bei der Voranmeldung auf, weil der Betrag auf dem Beleg stimmt und nur die Zuordnung falsch ist.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Sachkonto , DATEV-Schnittstelle
Bill of Materials · BOM
Die Zusammensetzung eines Artikels aus seinen Komponenten. SAP Business One kennt mehrere Arten: Fertigungsstückliste, Verkaufsstückliste, Montagestückliste und Schablone. Die Wahl entscheidet darüber, ob beim Verkauf die Komponenten einzeln auf dem Lieferschein erscheinen und ob überhaupt eine Bestandsbuchung für das Erzeugnis entsteht — eine Entscheidung mit Folgen für Lager und Buchhaltung, nicht nur für die Darstellung.
Siehe auch: Fertigungsauftrag , Artikelstamm
Mietlizenz · Subscription
Die Nutzung gegen monatliche Miete statt gegen Kauf. Gekaufte Lizenzen sind Anlagevermögen und ziehen eine jährliche Wartung nach sich, gemietete sind laufender Aufwand und enthalten die Wartung bereits. Rechnerisch liegt der Umschlagpunkt je nach Lizenzart bei etwa drei bis vier Jahren — entscheidend ist aber meist nicht die Rechnung, sondern ob Kapital gebunden werden soll und wie sicher die Benutzerzahl über diesen Zeitraum ist.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: Named User , Wartung
SLD · Systemlandschaftsverzeichnis
Der zentrale Dienst, der weiß, welche Mandanten, Server und Dienste zu einer Installation gehören, und der die Lizenzvergabe sowie die Anmeldung steuert. Für Administratoren ist er der erste Anlaufpunkt bei Anmeldeproblemen. Weil er über eine Weboberfläche erreichbar ist, gehört er hinter die Firewall und nicht ins offene Netz.
Siehe auch: Lizenzserver , Mandant
SBO_SP_TransactionNotification · TN-Prozedur
Eine Datenbankprozedur, die SAP Business One vor jedem Schreibvorgang aufruft und die den Vorgang mit einer Fehlermeldung abbrechen kann. Sie ist der übliche Weg für Pflichtprüfungen, die der Standard nicht kennt — etwa: kein Auftrag ohne Kostenstelle. Weil sie bei jeder Buchung läuft, ist sie zugleich die empfindlichste Stelle für die Systemleistung: Was hier langsam ist, bremst alles.
Mehr dazu: Validation Guard Siehe auch: Formatierte Suche , UDF
Benutzerdefiniertes Feld · User Defined Field
Ein zusätzliches Feld an einer Standardtabelle, etwa ein eigenes Kennzeichen am Geschäftspartner. SAP Business One legt es mit dem Präfix U_ an, es wird bei Updates mitgeführt und steht in Abfragen, Formatierten Suchen und Layouts zur Verfügung. Felder lassen sich nachträglich nicht umbenennen — ein sprechender Name von Anfang an spart später Arbeit.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: UDT , Formatierte Suche
Benutzerdefiniertes Objekt · User Defined Object
Die Registrierung einer eigenen Tabelle als vollwertiges Geschäftsobjekt. Damit erhält sie Nummernkreise, Berechtigungssteuerung, Protokollierung von Änderungen und Zugriff über DI API und Service Layer. Der Unterschied zur bloßen Tabelle ist beträchtlich: Erst als UDO verhält sich die Erweiterung wie ein Teil des Systems und nicht wie ein angehängter Fremdkörper.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: UDT , Service Layer
Benutzerdefinierte Tabelle · User Defined Table
Eine eigene Tabelle für Daten, für die es im Standard keinen Platz gibt — Zuordnungslisten, Konfigurationen, kleine Zusatzstämme. Sie trägt das Präfix @ und lässt sich wie jede andere Tabelle abfragen. Ohne weitere Maßnahmen ist sie nur ein Datentopf: Nummernkreise, Berechtigungen und ein eigener Bildschirm entstehen erst über ein UDO.
User Interface API · UI-API
Die Schnittstelle, mit der sich der Windows-Client erweitern lässt: eigene Formulare, zusätzliche Felder, Reaktionen auf Benutzeraktionen. Sie ist die Grundlage klassischer Add-ons und greift in die laufende Oberfläche ein. Für den Web Client gilt sie nicht — dort treten Erweiterungen an ihre Stelle.
Mehr dazu: Zusatzlösungen und Add-ons Siehe auch: DI API , Web Client
UStVA · Voranmeldung
Die monatliche oder vierteljährliche Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. SAP Business One liefert die Auswertung in der deutschen Lokalisierung mit; die Übermittlung selbst läuft über die Steuerberatung oder ein ELSTER-fähiges Werkzeug. Die Qualität der Meldung hängt vollständig an den Steuerkennzeichen auf den Belegen.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Steuerkennzeichen , Periodenabschluss
Opportunity · Vertriebschance
Ein Vertriebsvorgang mit Phasen, Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschlussdatum — das CRM-Element in SAP Business One. Aus Verkaufschancen entstehen Angebote und daraus Aufträge, wodurch sich die Pipeline ohne zweites System auswerten lässt. Der Nutzen steht und fällt damit, ob der Vertrieb die Phasen pflegt; ein halb gepflegter Trichter ist schlechter als keiner.
Mehr dazu: SAP Business One für Dienstleister Siehe auch: Geschäftspartner , Beleg
Goods Receipt PO · Wareneingang Bestellung
Die Buchung der gelieferten Ware gegen eine Bestellung. Sie erhöht den Bestand und bucht gegen das Wareneingangsverrechnungskonto, das die spätere Eingangsrechnung wieder auflöst. Der Saldo dieses Kontos ist eine der nützlichsten Kennzahlen im laufenden Betrieb: Steht dort dauerhaft ein Betrag, fehlen Rechnungen oder es wurde an der Bestellung vorbei gebucht.
Siehe auch: Eingangsrechnung , Beleg
Maintenance · Wartungsvertrag
Der jährliche Beitrag auf gekaufte Lizenzen, der Updates, neue Versionen und den Zugang zum SAP-Support abdeckt. Er ist nicht optional: Ohne laufende Wartung gibt es keine Updates und damit über kurz oder lang keine unterstützte Version. Bei Mietlizenzen ist er in der monatlichen Gebühr enthalten.
Mehr dazu: Supporthinweise Siehe auch: Subskription , Named User
Browser-Client · SAP Business One Web Client
Der browserbasierte Zugang zu SAP Business One, der den Windows-Client Schritt für Schritt ablöst. Er deckt inzwischen die meisten kaufmännischen Abläufe ab, aber nicht die Administration und nicht jeden Spezialbereich. Wer plant, sollte zwei Fragen trennen: Was können die Anwender heute im Browser erledigen, und welche Add-ons laufen dort überhaupt.
Mehr dazu: SAP Business One im Überblick Siehe auch: UI API
Der deutsche Standard für strukturierte Rechnungen im XML-Format, verbindlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die Datei enthält keine menschenlesbare Darstellung — das ist kein Mangel, sondern der Zweck: Die Verarbeitung erfolgt maschinell.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: E-Rechnung , ZUGFeRD
Payment Wizard · Zahlungslauf
Der Assistent, der aus offenen Eingangsrechnungen einen Zahlungsvorschlag erzeugt und daraus eine SEPA-Datei für die Bank schreibt. Auswahlkriterien sind Fälligkeit, Skontofrist, Zahlungsart und Geschäftspartner. Der Lauf lässt sich speichern und später fortsetzen — wichtig, weil zwischen Vorschlag und Freigabe meist jemand drüberschaut.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: Eingangsrechnung , Kontenabstimmung
Ein hybrides Rechnungsformat: Eine PDF-Datei, in die die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen sehen das gewohnte Dokument, Systeme lesen den Datensatz. Ab Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Mehr dazu: Fibu as a Service Siehe auch: E-Rechnung , XRechnung
Wenn hinter einer dieser Fragen eine konkrete Entscheidung steht, lohnt ein Gespräch mehr als jede Definition.
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